Manter o foco cada vez mais vem se tornando uma arte!
A todo momento somos bombardeados por uma série de distrações, e ao contrário do que se espera, a situação também é grave em ambientes de trabalho.
A dura realidade é que esses locais, ao invés de proporcionarem um ecossistema propício à concentração, na maioria das vezes caminham na direção inversa, transformando-se em verdadeiros campos minados, cheios de dispersão e ociosidade.
O barulho da construção à frente, do trânsito, a conversa da mesa ao lado, as pessoas que transitam pelo local, as notificações que surgem a todo momento na tela do computador, o telefone que não para de vibrar… Tudo parece disputar e desafiar a todo momento a nossa atenção.
Seriam esses intrusos constantes e inevitáveis da era moderna?
O fato é que nunca se observou um índice de produtividade tão alarmante, que preocupa e muito, gestores de empresas de todos os portes e segmentos.
Essa é uma situação controversa, afinal nunca se teve tantos recursos e informação para se alcançar elevados níveis de foco e produtividade.
Segundo o livro Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long (Seu Cérebro no Trabalho – Estratégias para superar a distração, recuperar o foco e trabalhar inteligentemente ao longo do dia) uma pessoa passa em média, apenas 6 horas por semana realmente focada em seu trabalho.
Você consegue perceber a gravidade e o impacto de uma situação como essa para um negócio ou até mesmo para uma carreira?
O tempo disperso em distrações, somado ao período necessário para retomar uma atividade e recuperar o foco após interrupções custaram à economia americana (EUA), em 2010, $ 997 bilhões, segundo o livro Overload! How Too Much Information is Hazardous to your Organization (em tradução livre: Sobrecarga – Como o excesso de informação é perigoso para a sua organização).
Uma vez que nossa atenção é puxada para longe de uma tarefa, em média uma pessoa pode demorar até 25 minutos para recuperá-la.
Pequenos momentos de dispersão, se analisados separadamente, podem parecer insignificantes. Mas na soma total prejudicam seriamente o foco e a produtividade.
Infelizmente os problemas não se limitam a prejuízos financeiros. Existe um outro agravante!
Uma pessoa com falta de foco tem baixos índices de produtividade, certo?
Consequentemente, ela não consegue realizar todas as suas tarefas dentro do tempo que deveria, certo?
Agora, como você imagina que uma pessoa vivendo neste contexto busca solucionar o problema e cumprir suas obrigações?
A grande maioria, ao invés de potencializar a sua produtividade e otimizar o seu tempo, aumenta seu período de trabalho. Uma carga horária de 8h diárias se estende por 10, 12 e até 15h, levando à completa exaustão.
O resultado de tantas horas de “trabalho” eleva drasticamente as chances de estresse, uma vez que se torna impossível atingir um equilíbrio coerente entre vida pessoal e profissional.
Por ter se tornando um problema tão comum, diversos especialistas em Gestão do Tempo passaram a observar o que geralmente ocasiona a falta de foco e produtividade no trabalho, elegendo 4 principais inimigos que estão presentes em praticamente todas as empresas.
Vamos a eles?
Maus hábitos
Obviamente não podemos culpar apenas fatores externos como sendo a causa da falta de foco e baixa produtividade! Nós também temos a nossa parcela de responsabilidade, afinal nos deixamos levar por tais situações, e muitas vezes, não buscamos soluções adequadas para contorná-las.
O que mais tenho visto por aí são pessoas tentando se adaptar às situações, sem questionar seus hábitos e os processos que adotam em sua rotina de trabalho.
Quer um exemplo clássico? Segundo pesquisas, um trabalhador verifica seus e-mails, em média, 30 vezes por hora (sim, você leu certo).
Você se enquadra nessa estatística? Eu confesso que já ultrapassei esse valor!
Embora seja impossível eliminarmos por completo as distrações, podemos certamente reduzi-las assumindo o controle dos nossos costumes.
Por exemplo, ao invés de verificar e-mails 30 vezes por hora, estudos mostram que quatro vezes por dia é uma prática mais assertiva e saudável quando se busca foco e produtividade.
Nós também podemos ajustar o nosso ambiente de trabalho.
Se o barulho incomoda, feche a porta. Se você trabalha em um escritório conceito (aberto e sem divisões), encontre uma sala silenciosa, ou talvez, deixe as atividades que exijam mais atenção para serem realizadas em outros locais.
Quando nenhuma dessas opções é possível, uma ótima alternativa é usar fones de ouvido. Funciona muito bem para mim!
Neste caso, é claro que dependendo do que ouvir, a estratégia pode mais atrapalhar que ajudar. Para concentração, em meu caso funciona muito bem músicas que não tenham vocal.
Se quiser experimentar, deixo como dica o serviço online Brain FM, que possui canais para diferentes momentos do dia, como dormir, ler e trabalho focado.
Falta de controle e organização de agenda
Nathan Latka, CEO da empresa de Marketing Internet Heyo (EUA), relata passar as noites de domingo revendo suas próximas reuniões e cancelando as que não são absolutamente necessárias.
Como bilionário Warren Buffet aconselha:
Você tem que manter o controle de seu tempo. E isso está diretamente ligado à sua habilidade de dizer não.
Muitas vezes, isso significa ser assertivo e consciente sobre seus limites, afinal, ninguém fará isso por você!
Crença na Multitarefa
Um outro inimigo do foco é a crença na multitarefa (multitasking). É preciso ter cuidado, ela muitas vezes se disfarça como uma ferramenta de produtividade, mas acaba sendo uma grande vilã do foco.
Embora seja quase unânime entre adeptos dessa prática relatarem sensações positivas durante sua execução, a multitarefa tende a favorecer o desenvolvimento de um hábito que costumo chamar de Síndrome da Fuga.
Sabe quando você está trabalhando em algo e ao primeiro sinal de dificuldade você vai checar seus e-mails, verificar aquela notificação do Facebook ou do Whatsapp, sai para tomar um café, etc.? Então, essa é a viciante Síndrome da Fuga.
Apesar das nossas crenças, vários estudos demonstram que 98% das pessoas são completamente incapazes de multitarefa.
Cal Newport, autor do livro Deep Work, que fala sobre a capacidade de se concentrar sem distrações em uma tarefa cognitiva exigente, é defensor do foco no sentido de concentrar-se em uma, e apenas uma, atividade de cada vez.
Na obra, Newport cita o experimento de uma empresa de software americana que bloqueou o acesso à internet entre seus colaboradores por 2 horas no período da manhã e 2 horas no período da tarde, com o intuito de inibir a dispersão.
Como resultado, a maioria dos funcionários relataram uma significativa melhora na produtividade. Após a pesquisa, quase metade deles se sentiram ainda mais produtivos, mesmo durante o seu horário de trabalho em condições normais.
Por outro lado, períodos muito extensos de trabalho concentrado também não funcionam bem. A ciência recomenda dividir atividades em blocos menores de tempo, sempre os intercalando com pequenos intervalos de descanso.
O desafio é encontrar uma combinação que funcione bem para você!
Eu utilizo a alguns anos a Técnica Pomodoro, que consiste em trabalhar sem interrupções por blocos de tempo (pomodoros) de 25 minutos, nos quais se deve focar em uma única tarefa sem distrações.
Após a conclusão de um pomodoro, se faz uma pausa livre de 5 minutos, e após a conclusão de 5 pomodoros consecutivos, uma pausa maior de 15 a 30 minutos.
Estou usando agora esta técnica enquanto escrevo este artigo.
Experimente e veja o que melhor funciona para você!
Agir sem planejamento
Certa vez tive um colega de trabalho que parecia morar no escritório e não ter vida pessoal. Ela enviava vários e-mails durante o final de semana e não tinha o menor problema em agendar reuniões para as 18h.
Um dia, ao chegar no escritório fiquei extremamente surpreso com a notícia de que ela havia sido demitida. A justificativa que ouvi foi ainda mais surpreendente:
Ela trabalhou tão duro, mas só nas coisas erradas.
Esse fato me fez refletir sobre quantas vezes nos entregamos de corpo e alma a tarefas e projetos sem sequer os avaliarmos cuidadosamente, e o pior, sem definirmos logicamente quando e quais ações devem ser executadas.
Principalmente as pessoas orientadas a ação são geralmente incapazes de resistir à tentação de mergulhar de cabeça naquilo que a princípio, segundo uma análise superficial, parece ser o que deve ser feito.
Infelizmente, nestes casos, as atividades urgentes chamam a atenção e acabam sendo priorizadas na maioria das vezes!
Como disse Dwight Eisenhower:
O que é importante é raramente urgente e o que é urgente raramente é importante.
Mas calma, a solução para esse problema é relativamente simples e pode ser resumida em uma palavra: Planejamento.
É preciso passar pelo menos 1% do dia planejando como irá utilizar os outros 99%. Pode acreditar, os resultados serão surpreendentes.
Para priorizar, questione-se:
- Se eu puder realizar apenas uma atividade hoje, qual ela deve ser?
- Em seguida, estruture seu dia em torno dessa atividade principal.
- Antes de acrescentar atividades à sua lista, sempre indague: Isso é realmente importante? Caso sim, é necessário reavaliar a atividade principal?
E você? Como lida com o foco e a produtividade no seu dia-a-dia?
Compartilhe conosco as suas experiências e práticas.
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Até lá…
